Gestión y Eficiencia Operacional
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No conformidades
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Gestión y Eficiencia Operacional
Crea inspecciones inteligentes, auditorías, gestiona amonestaciones y mucho más gracias a nuestros módulos diseñados para mejorar la eficiencia en tu empresa.
Módulo de Checklists: Inspecciones Inteligentes y Conectadas: Personalización, Trazabilidad y Gestión Simplificada.
El Módulo de Checklists de SAFEX ofrece una solución completa para gestionar inspecciones en cualquier ámbito, desde seguridad y calidad hasta operaciones, transporte y equipos de protección personal (EPP). Este módulo permite la creación de listas de verificación totalmente personalizables, adaptadas a las necesidades de tu organización.
Integra funciones avanzadas como la generación de códigos QR para activos, que al escanearse con la aplicación móvil facilitan la identificación inmediata y el registro de inspecciones en tiempo real. Además, incluye la capacidad de capturar evidencias fotográficas de desviaciones, como fechas de vencimiento de extintores, piezas dañadas o no conformidades, asegurando un seguimiento visual de los hallazgos.
Cada desviación identificada puede vincularse automáticamente al Módulo de Plan de Acción para la gestión de acciones correctivas o preventivas, o al Módulo de No Conformidades para un análisis más avanzado, asegurando una gestión integral y eficiente.
Principales funcionalidades
- Identificación Rápida con Códigos QR: Genera y asocia códigos QR a activos, áreas o procesos para una inspección ágil y precisa.
- Registro Detallado: Diseña y utiliza checklists personalizables en diferentes ámbitos organizacionales.
- Captura de Evidencias Fotográficas: Documenta visualmente desviaciones como piezas dañadas, fechas de vencimiento expiradas o condiciones no conformes.
- Gestión de Desviaciones: Vincula hallazgos con acciones correctivas/preventivas o envíalos al Módulo de No Conformidades para un análisis detallado.
- Notificaciones Automáticas: Genera alertas inmediatas para responsables y áreas clave en caso de hallazgos críticos.
- Seguimiento Automatizado: Monitorea el estado de cada inspección, asegurando el cierre adecuado de acciones derivadas.
Beneficios del módulo
- Mayor Eficiencia: Reduce el tiempo en tareas manuales con códigos QR y automatización del registro.
- Trazabilidad Completa: Documenta visualmente hallazgos críticos para respaldar decisiones.
- Acción Inmediata: Vincula hallazgos a módulos integrados para una gestión rápida y efectiva.
- Adaptación Total: Diseña checklists y flujos que reflejen las necesidades específicas de tu organización.
- Cumplimiento Normativo: Facilita auditorías al ofrecer documentación clara, completa y organizada.
El Módulo de Checklists de SAFEX combina tecnología avanzada, personalización y trazabilidad para transformar tus inspecciones en un proceso eficiente y conectado. Desde la identificación rápida con códigos QR hasta la captura de evidencias y la integración con otros módulos, esta herramienta garantiza un control total y adaptable a las necesidades de tu organización.
Módulo de Auditoría: Gestión Flexible de Auditorías: Personalización, Integración y Mejora Continua.
El Módulo de Auditoría de SAFEX proporciona una herramienta integral y adaptable para la planificación, ejecución y seguimiento de auditorías. Puedes programar auditorías internas, externas o personalizadas, incluyendo normativas preconfiguradas como ISO 9001, 14001 y 45001, y combinarlas en auditorías trinorma o específicas.
Este módulo permite definir un programa de auditorías donde se indica el tipo de auditoría (interna o externa), las áreas involucradas, el equipo auditor y los puntos normativos a revisar. Durante la ejecución, se documentan hallazgos con evidencias y se generan reportes detallados y vinculaciones automáticas: las desviaciones simples al Módulo de Plan de Acción y las no conformidades complejas al Módulo de No Conformidades.
Además, ofrece un flujo flexible que puedes ajustar según tus necesidades organizacionales, desde auditorías completas hasta evaluaciones específicas, asegurando trazabilidad y mejora continua.
Principales funcionalidades
- Programación de Auditorías: Define auditorías internas, externas o personalizadas, seleccionando normativas preconfiguradas o creando tus propios criterios.
- Definición de Áreas y Equipos: Establece las áreas a auditar y asigna un equipo auditor con roles y responsabilidades claras.
- Puntos Normativos Personalizables: Selecciona normativas preconfiguradas (ISO 9001, 14001, 45001) o define tus propios estándares.
- Ejecución y Registro: Documenta hallazgos, observa desviaciones y carga evidencias fotográficas o documentales durante la auditoría.
- Generación de Reportes One Page: Resumen automatizado y visual de hallazgos, avances y recomendaciones.
- Vinculación Modular: Integra hallazgos simples con el Módulo de Plan de Acción y gestiona no conformidades complejas en el Módulo de No Conformidades.
Beneficios del módulo
- Cumplimiento Normativo Total: Facilita auditorías internas y externas alineadas con normativas internacionales y estándares personalizados.
- Optimización del Tiempo y Recursos: Automatiza tareas administrativas, permitiendo concentrarte en los resultados y la toma de decisiones estratégicas.
- Flexibilidad y Adaptabilidad: Diseña auditorías específicas para satisfacer las necesidades únicas de tu organización.
- Prevención de Riesgos: Identifica desviaciones y áreas de mejora antes de que se conviertan en problemas críticos.
- Centralización y Trazabilidad: Consolida todas las etapas de la auditoría en un sistema accesible y conectado.
El Módulo de Auditoría de SAFEX es la solución ideal para gestionar auditorías con precisión, flexibilidad y trazabilidad. Su capacidad para personalizar normativas, integrar hallazgos y generar reportes visuales asegura el cumplimiento y fomenta una mejora continua en toda la organización.
Módulo de Gestión Documental: Documentos seguros, organizados y siempre accesibles.
El Módulo de Gestión Documental de SAFEX permite gestionar documentos en diferentes modalidades, adaptándose a las necesidades específicas de cada organización. Puedes optar por un repositorio simple, donde los documentos se sobreescriben, o por un sistema completo con control de versiones, flujos personalizados de revisión, aprobación y publicación.
El sistema permite crear documentos desde templates predefinidos o cargar originales, registrando automáticamente los cambios y modificaciones en el encabezado, contenido y otros metadatos. Además, personaliza la codificación de documentos de forma automática, clasificándolos como procedimientos, instructivos, normativas u otros tipos según las reglas configuradas.
Incluye funcionalidades avanzadas para generar copias controladas de solo visualización con marca de agua, asegurando la integridad del contenido al interior y exterior del sistema. También permite realizar todo el ciclo de vida del documento dentro del sistema, desde la creación y edición hasta la publicación de nuevas versiones, sin necesidad de que el archivo salga del entorno seguro de SAFEX.
Principales funcionalidades
- Modalidades Flexibles: Trabaja con un repositorio básico o con un sistema avanzado de gestión documental.
- Control de Versiones y Cambios: Registra automáticamente modificaciones en encabezados, contenido y metadatos, asegurando un historial completo.
- Codificación Automática: Clasifica documentos automáticamente según reglas personalizables, como procedimientos, normativas o instructivos.
- Creación y Edición Interna: Diseña y edita documentos directamente en el sistema utilizando templates predefinidos o archivos cargados.
- Copia Controlada con Marca de Agua: Genera versiones de solo visualización que protegen la integridad del contenido y evitan su alteración.
- Flujos de Revisión y Aprobación: Configura procesos personalizados para revisar, aprobar y publicar documentos.
- Seguimiento y Notificaciones: Registra visualizaciones, descargas y envía alertas automáticas según reglas específicas configuradas.
Beneficios del módulo
- Eficiencia y Centralización: Consolida todos los documentos en un sistema seguro y accesible.
- Cumplimiento Normativo: Facilita auditorías al garantizar trazabilidad y control total de versiones.
- Reducción de Riesgos: Asegura que los documentos no sean alterados fuera del sistema mediante copias controladas con marca de agua.
- Flexibilidad Total: Configura flujos y reglas según las necesidades y políticas internas de la organización.
- Productividad Mejorada: Ahorra tiempo con procesos automatizados para codificación, revisión, aprobación y publicación.
El Módulo de Gestión Documental de SAFEX combina flexibilidad, seguridad y control total para adaptarse a las necesidades de cualquier organización. Con opciones avanzadas de revisión, edición interna, codificación automática y notificaciones configurables, este módulo asegura la gestión eficiente y segura de toda la documentación clave.
Módulo de No Conformidades: Gestión Integral y Análisis Avanzado de No Conformidades: Resolución Basada en Causas Raíz y Verificación de Eficacia.
El Módulo de No Conformidades de SAFEX está diseñado para gestionar casos que requieren un análisis más detallado y estructurado. A diferencia del Módulo de Plan de Acción, este módulo abarca etapas críticas como la definición de información inicial con evidencias, implementación de medidas inmediatas, análisis causal con diversas metodologías, y la planificación y ejecución de acciones correctivas basadas en causas raíz aprobadas.
Cada no conformidad incluye un proceso estructurado y personalizable, que abarca desde la identificación hasta la verificación de la eficacia de las acciones implementadas. Además, permite integrar las no conformidades con otros módulos de SAFEX, como Auditorías, Checklists o Inspecciones, y puede utilizarse de manera independiente para abordar temas complejos en calidad, medio ambiente, seguridad, salud ocupacional, entre otros.
Principales funcionalidades
- Registro Detallado de No Conformidades: Define la información inicial, incluidas evidencias fotográficas o documentales, para documentar la no conformidad detectada.
- Medidas Inmediatas: Registra y ejecuta acciones inmediatas para mitigar riesgos o impactos mientras se desarrolla el análisis causal.
- Análisis Causal Avanzado: Utiliza metodologías como Ishikawa, Árbol Causal, 5 Porqués o ICAM para identificar múltiples causas raíz.
- Aprobación de Causas Raíz: Implementa un proceso de validación y aprobación de las causas raíz antes de definir los planes de acción.
- Planes de Acción para Causas Raíz: Crea acciones correctivas específicas para cada causa raíz identificada, con responsables y fechas de cumplimiento.
- Verificación de Eficacia: Evalúa el impacto de las acciones implementadas para garantizar que las no conformidades no se repitan.
Beneficios del módulo
- Resolución Profunda: Garantiza una gestión detallada y basada en análisis para abordar problemas de raíz.
- Prevención de Repeticiones: Asegura que las acciones implementadas sean efectivas para evitar la recurrencia de no conformidades.
- Personalización Total: Configura cada etapa del proceso según los estándares y necesidades de tu organización.
- Trazabilidad Integral: Registra y documenta cada fase del proceso para asegurar un historial completo de las no conformidades.
- Cumplimiento Normativo: Facilita auditorías y certificaciones al proporcionar un proceso documentado y estructurado.
- Conexión Modular: Asegura una integración perfecta con otros módulos SAFEX para una solución integral.
El Módulo de No Conformidades de SAFEX es la herramienta definitiva para gestionar problemas complejos con un enfoque estructurado y basado en análisis profundo. Desde la identificación hasta la verificación de eficacia, este módulo garantiza que cada no conformidad sea resuelta de manera efectiva y trazable, contribuyendo a la mejora continua de tu organización.
Módulo de Plan de Acción: Resolución Eficiente de Acciones y Desviaciones: Una Solución Transversal para la Gestión Integral
El Módulo de Plan de Acción de SAFEX es una herramienta transversal diseñada para gestionar acciones derivadas de cualquier módulo del sistema. Desde desviaciones de inspecciones, mejoras identificadas en auditorías, hasta acciones correctivas en seguridad conductual, este módulo centraliza todas las tareas relacionadas con resolución de problemas.
Cada acción incluye un responsable, una fecha de cumplimiento y la capacidad de registrar evidencias documentales o fotográficas que respalden el cierre. El módulo permite a los usuarios cerrar cada acción con comentarios que expliquen las medidas implementadas, asegurando trazabilidad y cumplimiento. Además, registra el origen del módulo que levantó la acción, lo que garantiza una integración perfecta y un control total.
Principales funcionalidades
- Registro de Acciones: Documenta acciones correctivas, preventivas o de mejora derivadas de cualquier módulo del sistema.
- Asignación de Responsables y Fechas: Define responsables específicos y plazos claros para el cumplimiento de cada acción.
- Cierre con Evidencias: Los responsables deben cargar evidencias (fotográficas o documentales) y agregar comentarios al finalizar la acción.
- Trazabilidad Modular: Identifica el origen de cada acción, ya sea desde Checklists, Observaciones de Conducta, Auditorías, Inspecciones u otros módulos.
- Notificaciones y Seguimiento: Genera alertas automáticas para responsables y supervisores en caso de fechas próximas o vencidas.
Beneficios del módulo
- Eficiencia Operativa: Centraliza la gestión de acciones, reduciendo duplicidad y facilitando el seguimiento.
- Trazabilidad Completa: Registra el origen de cada acción y documenta su resolución con evidencias.
- Responsabilidad Clara: Asigna tareas específicas con plazos definidos, asegurando cumplimiento.
- Cumplimiento Normativo: Facilita auditorías con documentación clara de todas las acciones correctivas y preventivas.
- Adaptación a la Organización: Se integra perfectamente con otros módulos de SAFEX, adaptándose a las necesidades de cada área.
El Módulo de Plan de Acción de SAFEX garantiza una gestión integral y eficiente de las acciones correctivas, preventivas y de mejora en toda la organización. Con una integración perfecta con otros módulos, herramientas de seguimiento avanzadas, notificaciones y cierre documentado, esta solución asegura trazabilidad, cumplimiento y mejora continua.
